1、歡迎標語：歡迎標語的主要內容以“歡迎。。。。一行蒞臨指導”或直接寫出會議主題，其表現形式可以為橫幅懸掛、投影儀PPT展示、LED屏或其他液晶屏展示等等，以明確會議核心內容，也可用于告知員工會議的重要性。
2、電腦、投影儀準備：一般對于非交流性會議，都會用到電腦投影儀之類，所以事先一定要準備好電腦、話筒、投影儀之類，以防因接口不兼容或接觸不良，導致會場中斷。
3、席卡準備：對于重要性較高的會場，一般都需要打印席卡，并按領導的重要程度擺放席卡，一般客方席卡和主方領導席卡，應各擺放一邊，中間為主要領導，席卡格式、顏色應保持一致。
4、會議文件、紙筆：會議的文件也應保持一致，打印應清楚，制作要精美，紙筆擺放整齊。
5、會議點心準備：對于時間較長的會議，應準備適量的水果、點心、糕點等，以示對會議的重視程度，也會緩解參會人員的勞累程度，推進會議順利進行。
6、會議茶具準備：按照季節性準備，夏季可以瓶裝水為佳，高度一致性；冬季應以茶水進行準備，適量準備些咖啡。
7、細節準備：如簽到表、會議草稿紙、會議紙巾、垃圾筒、會議指示牌、燈光亮度、會議溫度等都是會場需要注意的，沒有最好，只有更好。
